Что показывают экраны кабинета

Шапка: чьи цифры и насколько они свежие§

Под датой стоит полное имя фирмы — оно там не для красоты. Если фирм несколько, их переключают тут же в шапке, и перепутать, чьи деньги перед вами, стоит дороже всего остального на экране.

Ниже — время последнего чтения таблицы. Формулировок две, и они разные:

• «Таблица прочитана в 10:00» — данные свежие.
• «Последняя попытка чтения — в 10:00» — прочитать не удалось. Цифры ниже старые, причина — в красной строке под шапкой.

Рядом может стоять «данные помечены таким-то числом» — это дата, на которую в таблице стоят остатки. Если она старше вчерашней, значит за последние дни выписки не вносили. И отдельно: «сегодня нерабочий день — рассылки не выполняются».

Статус дня§

Полоса под шапкой — тот же статус, что приходит первой строкой в сводке: внесены ли выписки за прошлый рабочий день. Зелёная — работать можно, красная — цифрам ниже верить рано.

Что означает каждый из четырёх статусов, разобрано в статье «Что присылает продукт».

Остатки и две точки отсчёта§

Главная карточка: строка на каждый счёт, остаток и две колонки изменения. Внизу — «Итого».

• «С утра» — насколько изменилось с момента, когда формировалась сегодняшняя сводка. Это ответ на вопрос «что произошло, пока я не смотрел».
• «Со вчера» — от остатков на момент прошлой сводки, в понедельник — пятничной. Это ответ на вопрос «что изменилось за сутки», и он совпадает со стрелкой в утренней сводке.

До того как сводка сформируется, «С утра» сравнивать не с чем. В этом случае вместо числа стоит прочерк «—», а не ноль: ноль означал бы «не изменилось», и это была бы неправда. Наведите на прочерк курсор — всплывёт объяснение, почему сравнивать не с чем. На телефоне подсказка не всплывает нигде, поэтому запомните правило: прочерк — это «нет точки отсчёта», а не «нисколько».

График§

Линия — общий остаток по всем счетам за последние банковские дни. Подписано последнее значение; под графиком та же история таблицей, если нужны точные цифры.

Пустой кружок на линии — день, за который по части счетов выписки не вносили. Остаток в такой точке взят последний известный, то есть линия там ровнее, чем было на самом деле.

Сходимость§

Та же проверка, что стоит внизу листа: расчётный остаток против суммы остатков по счетам. Сошлось — одна зелёная строка. Не сошлось — экран назовёт величину расхождения.

Здесь же предупреждение про отрицательный остаток по счёту: на расчётном счёте такого не бывает, значит где-то ошибка ввода.

Хронология утра§

Четыре строки — что продукт должен был сделать сегодня и что сделал.

«Не требовалось» — это не сбой: напоминание не отправляют, когда всё внесено вовремя. Отсутствие напоминания — хорошая новость.

Эти времена — не закон продукта, а настройка вашей фирмы. В кабинете есть страница «Настройки», там три поля: напоминание, сводка, повтор. У соседней фирмы времена могут быть другими, и хронология на экране покажет именно ваши.

Одно ограничение стоит знать заранее: продукт просыпается по будням с 09:00 до 18:55. Время, назначенное вне этого окна, не опоздает — оно не наступит вовсе, и сообщение не уйдёт никогда.

Журнал сообщений§

Что и кому ушло: время, вид сообщения, канал, получатель. Если отправить не удалось, строка так и говорит — «ОШИБКА ОТПРАВКИ».

Вид сообщения и канал написаны служебными словами, как они лежат в базе. Перевод короткий:

• reminder — напоминание бухгалтеру, repeat — его повтор;
• digest — сводка директору;
• telegram и max — мессенджер, через который ушло сообщение.

Это единственное место, где видно, что сообщение не дошло. Мессенджер об этом не скажет: для него несуществующий адресат и молчание выглядят одинаково.

Пустой журнал в начале дня — норма: сообщения появятся после утреннего прогона.

Настройки фирмы§

Отдельный экран, кнопка на него — в шапке. Настройки свои у каждой фирмы: если фирм несколько, переключитесь наверху, прежде чем менять.

• Времена рассылки — когда уходят напоминание, сводка и повтор. Формат строгий: ЧЧ:ММ с ведущим нулём. «9:55» без нуля форма не примет и скажет, как надо: «09:55».
• Разбор почты — когда продукт читает ящик и кому шлёт свод. Времена — через запятую, тем же строгим ЧЧ:ММ; кому присылать — выбор роли из списка. Разборов в день не больше 8, между соседними — не меньше 15 минут, и только с 06:00 до 21:55: вне этого окна продукт не просыпается, так что свод не опоздает, а не выйдет вовсе.
  Пустое поле времён — не ошибка, а «разбор выключен». Суббота и воскресенье пропускаются: письма выходных приходят первым сводом понедельника. Если у выбранной роли нет ни одного подключённого чата, экран скажет об этом прямо: свод соберётся, а отправить его будет некому.
• Основной мессенджер — куда уходит сообщение первым. Не принял — продукт пробует остальные каналы того же человека: сначала второй мессенджер, потом почту. Одновременно во все не шлёт намеренно: два одинаковых сообщения в двух местах перестают читать оба.
  Почта — только запасная. Основной её выбрать нельзя: письмо читают не тогда, когда оно пришло.
• Источник данных — режим, формат листа и лист месяца. Демо-режим показывает выдуманные счета: на нём ничего настоящего не видно, и он для того и нужен.
• Книга Google — адрес таблицы. Меняется в два шага, с подтверждением: это смена источника денег, а не адреса страницы.
• Кому уходят сообщения — не настройка, а ответ на вопрос «кто получит сводку сегодня». Список читается из того же места, откуда продукт возьмёт адреса при отправке, — поэтому он не может разойтись с делом. Пусто напротив получателя означает «никому»: сообщение не уйдёт вовсе.

Листы будущих месяцев продукт заводит сам, если включено «Заводить листы будущих месяцев самому, 15-го числа». Экран настроек открыт собственнику и руководителю.

Разделы кабинета§

Кнопки разделов — в шапке кабинета. Какие из них вы увидите, зависит от роли — об этом последний раздел статьи.

• «Собственнику» — все фирмы собственника рядом, один вопрос к числам, признаки выхода из кризиса и разбор почты.
• «Остатки» — главный экран, разобранный выше.
• «Движение» — откуда пришли деньги, куда уходят и хватит ли их.
• «План-факт» — сколько планировали получить и потратить и сколько вышло.
• «Поступления» — что клиенты обещали заплатить и когда.
• «Закупки» — что уходит поставщикам и перевозчикам: по дням вперёд и по статьям за месяц.
• «Подразделения» — что платит цех, участок или склад и когда: строки книги с кодом подразделения в названии.
• «ОПиУ» — разбор управленческой прибыли фирмы: что с маржой и деньгами, чему пока нельзя верить и какие решения ждут собственника. Разбор готовит аналитик; пока его нет, раздел так и говорит.
• «Нормы и цена» — нормы, по которым считают цену сделки: ставка нормо-часа производства, доля выручки на коммерческие и управленческие расходы, цена денег, часы работы на изделие. Цена денег — во что фирме обходятся дни, когда сделка идёт на её деньгах: например, поставщику уже заплатили, а покупатель — ещё нет. Там же пример паспорта сделки по строкам, и у каждой суммы сказано, откуда она взята. Пока норм нет, раздел пишет, что в нём появится.

«Команда» и смена пароля — не в шапке: они открываются со страницы «Настройки». Все разделы только показывают — источник цифр остаётся в книге, править их в кабинете негде.

«Движение»: откуда деньги и хватит ли их§

Та же книга, что у «Остатков», но месяц целиком — факт и план. Блоки сверху вниз: «Ключевые цифры за месяц», «Где лежат деньги», «Ближайшая неделя», «Крупнейшие статьи впереди», «Прогноз остатка», «На что ушли деньги» и в конце — «Чего в этих данных нет».

Прогноз остатка считается на 7, 14, 30 дней вперёд — из дней плана. Поэтому важно не только сколько стоит в плане, но и в какой день: подробнее в статье о плане.

Над блоками встают две тревоги:

• Запас дней — остаток, делённый на нынешний расход. Меньше 7 дней — «⚠ Денег мало», от 7 до 14 — «Запас тает»; от 15 дней тревоги нет.
• Кассовый разрыв — день, когда по плану денег не хватит. Ближе 30 дней — красная тревога; дальше — спокойная оговорка: это сигнал планирования, а не завтрашняя беда.

«План-факт»§

Три строки месяца — «Всего доходы», «Всего расходы» и «Результат»: план против факта. Берутся из итогов книги, о которых статья «Как заполнять план на месяц».

• План не внесён или нулевой — строка так и скажет: «план на месяц не внесён». Процентов от нуля нет.
• Доход сверх плана — зелёным, с процентом.
• Расход сверх плана — красным: «сверх плана» и сумма. Процента нет нарочно: «130 %» по расходам читалось бы как успех.
• Всё прочее — нейтрально: «N % плана · до плана …». Расход ниже плана в середине месяца — не «хорошо», а «месяц не кончился».

«Поступления»§

Что клиенты обещали заплатить и когда — из плановой половины книги. Два блока: «Обещали и не заплатили» — срок прошёл, а денег нет; «Чего ждём» — ближайшие обещания по дням.

Для руководителя отдела продаж это единственный раздел: остатков и расходов фирмы на нём нет.

«Закупк軧

Что уходит поставщикам и перевозчикам — из плановой половины книги. Два блока: «Что платить» — ближайшие дни и сумма, которую они складывают; «Месяц по статьям» — план против факта по каждой статье.

Закупками экран считает разделы книги, в названии которых есть «поставщик», «логистик», «закуп» или «снабжен», и под заголовком говорит, какие именно посчитал. Таких разделов нет — вместо цифр он скажет, чего искал и что в книге нашлось вместо этого. Расходы, идущие сплошным списком без разделов, он не берёт вовсе: отделить закупки от зарплаты и налогов там неоткуда, а показать всё подряд значит открыть кассу фирмы.

Руководителю отдела закупок и логистики это единственный раздел: остатков фирмы, прибыли и расходов соседних направлений на нём нет.

«Подразделения»§

Расходы одного подразделения — цеха, участка, склада. Экран узнаёт их по коду в названии строки книги: у фирмы «Насосы-всем!» строка «Расходные материалы СБ» — это участок сборки с кодом «СБ». Список кодов фирма заводит один раз, и каждому руководителю подразделения назначается свой.

Блоки — как у «Закупок»: «Что платить» по дням и «Свои строки за месяц», план против факта. Строка, где названо несколько подразделений сразу, — скажем, ремонт оборудования на всех, — стоит отдельно, в блоке «Общие с другими подразделениями», со своим итогом. В итог подразделения она не входит: иначе общий расход читался бы как перерасход одного.

Руководитель подразделения видит только своё, и вкладка у него подписана его кодом. Руководство фирмы выбирает подразделение переключателем на самом экране. Подразделение не назначено или список фирмы не заведён — вместо цифр экран скажет, чего ему не хватает.

«Собственнику»: выдержим?§

Все фирмы собственника — рядом, и к числам один вопрос: «Выдержим?». Ответ — одной строкой по каждой фирме, из того же расчёта, что у «Движения»:

• «Да: по плану денег хватает до …»;
• «Нет: кассовый разрыв …»;
• «Не могу ответить: …» — книга не читается или прогноз считать не от чего.

Ещё два вопроса видны, но выключены — с причиной:

• «Чем закрыть яму?» — Ещё не посчитано. Здесь встанут способы закрыть яму — от дешёвого к дорогому: заём из второй фирмы, придержать закупку, отсрочка поставщику, предоплата покупателя. Кредитная линия — последней.
• «Брать ли на рост?» — Нужна себестоимость; её охват в 1С ещё не измерен.

Под ответом у каждой фирмы — блок «Выход из кризиса». Вышла ли фирма, продукт судит по трём признакам, назначенным заранее:

• «Деньги» — в худший день каждого из трёх последних закончившихся месяцев денег хватает не меньше чем на 30 календарных дней расходов. Продукт считает это сам по листам книги и по каждому месяцу показывает худший день, остаток и расход в день. Внесены не все дни или собранный остаток не сходится с «Всего д/с» — месяц остаётся пустым, и сказано почему;
• «Результат» — три месяца подряд результат от продаж не ниже нуля;
• «Капитал» — изъятия за квартал не больше прибыли квартала.

«Результат» и «Капитал» продукт считает по ОПиУ — отчёту о прибылях и убытках за месяц из 1С. В признак идёт только честный месяц: он закрыт в 1С, выручка отличается от бухгалтерской не больше чем на 0,5 %, премии продаж внесены, и уже наступило 10-е число следующего месяца — дальше месяц не правят. Месяцы раньше того, с которого фирма ведёт честный учёт, — тренировочные. Нечестный месяц блок покажет с числом и причиной, но в признак он не идёт.

Три месяца «Результата» кончаются прошлым месяцем, если его ОПиУ уже загружено, иначе позапрошлым: в 1С месяц закрывают к середине следующего. «Капитал» смотрит последний закончившийся квартал. Прибыль квартала — прибыль до налога за три месяца минус налог на прибыль за квартал. Изъятия — одна сумма за месяц. Признак считается, когда все три месяца честные, изъятия внесены за каждый и собственник утвердил, какие статьи считать изъятиями; иначе — «пусто» с причиной. Если собственник поправил месяц вручную, рядом написано: «с учётом корректировки собственника».

Итог сверху — один из трёх: «Выход из кризиса не достигнут», если хоть один признак ниже порога; «Выход пока не определить», если посчитаны не все; «Все три признака держатся — фирма вышла из кризиса». Третий появится не раньше, чем наберутся три честных месяца подряд. Пусто — не «держится».

30 дней и три месяца — пороги по умолчанию, у фирмы они могут быть свои; меняет их пока разработчик — напишите ему. Выгрузку ОПиУ, изъятия, премии продаж и поправки тоже пока вносит он: экрана для этого нет. В демо признаки не считаются: прошлых месяцев в показательной книге нет.

Ещё на экране — блок «Разбор почты»: письма из рабочего ящика собственника за день, разложенные на четыре части — «Ждут решения», «Для сведения», «Уже разобрано» и «Реклама». У письма — тема, отправитель и коротко суть; рекламу блок показывает одними темами. Пустые части блок прячет, кроме «Ждут решения». Блок один на экран: ящик — собственника, а не фирмы.

Над письмами — деньги фирмы из той же книги ОДДС, что у «Остатков»: сколько на счетах, что платить по плану за неделю, сколько за неделю придёт и сколько останется. Например: «💰 На счетах 1 240 000,00 ₽ (на 30.09)». Кассовый разрыв по плану блок показывает красной строкой — «⚠️ Кассовый разрыв по плану — с 20.10, хуже всего 24.10: −180 000,00 ₽», а в конце называет пять крупнейших платежей недели. Не внесены остатки за месяц — блок так и скажет, без поступлений и прогноза. Деньги видны и в день без писем.

«Уже разобрано» — письма, по которым решение уже есть: их разобрали до свода. Продукт не пересказывает их заново, а показывает отметку: «Закрыто», «Ждёт» или «Поручено» и что решено — например, «Поручено: счёт передан бухгалтеру». Новый ответ в той же переписке приходит в свод как обычное письмо.

Свод заглядывает и в «Отправленные» с «Черновиками» собственника за последние 21 день, ничего в них не меняя. Связь с письмом он находит по служебным заголовкам, а не по похожей теме. Если собственник уже ответил, письмо уходит из «Ждут решения» в «Для сведения», под ним строка «✉ Вы ответили …» с началом ответа. Ответ лежит в «Черновиках» неотправленным — письмо не уходит в «Для сведения», а получает пометку «✏ Ваш ответ лежит в «Черновиках» с … — ещё не отправлен». Исключение — письмо, которое собственник сам попросил напомнить: оно остаётся в «Ждут решения». ИИ получает ответ собственника и его прежнее письмо в этой переписке как контекст — с метками вместо имён, адресов и телефонов.

У письма со счётом или заявкой на оплату — плашка платежа: сумма, получатель, срок, за что платят и позиции счёта. Под ними — сверка со статьёй ОДДС: сколько по статье уже прошло и сколько станет с этим платежом, что по ней заложено вперёд и влезет ли платёж в план следующего месяца, если оплату перенести туда. Заявка фирмы «Насосы-всем!» на 60 000 ₽ выглядела бы так:

📊 Статья по заявке: «Комплектующие». ОДДС: план 1 000 000,00 ₽, прошло 740 000,00 ₽ (74% → с платежом 80%), остаток 260 000,00 ₽ — платёж влезает
План ОДДС по статье вперёд: 05.10 — 120 000,00 ₽
В октябре: план 900 000,00 ₽, с платежом 7% — влезает

С экрана отметку ставят кнопки под письмом — под всяким, кроме рассылок и рекламы. Они свёрнуты в строку «Поручить, спросить, ответить, напомнить»:

• «Поручить» и «Спросить»: собственник выбирает сотрудника и пишет одну строку. В «Черновики» собственника ложится письмо этому сотруднику, а письмо свода получает «Поручено» или «Ждёт» с именем сотрудника;
• ответить — кнопка «Черновик ответа»: собственник пишет суть одной строкой, ответ всем в переписке составляет ИИ. Имена, адреса и телефоны он видит только метками. Письмо получает «Закрыто»;
• «Напомнить»: собственник выбирает день, не раньше завтрашнего. В этот день письмо один раз вернётся в свод, в «Ждут решения», с пометкой «⏰ Напоминание на …»;
• «Внести в бюджет» — только у письма с платежом: письмо сотруднику, который ведёт эту статью бюджета, с просьбой внести оплату в план — получатель, сумма, статья и дата. Дату выбирает собственник;
• «Согласовать заявку» — только у заявки на оплату: в «Черновики» ложится ответ «Заявка … согласована в оплату», письмо получает «Закрыто».

Сроков у поручений нет — продукт их пока не ведёт. Отправляет письма сам собственник, кнопки ничего не отправляют. Остальные отметки ставит разработчик.

Письма с суммами по сотрудникам, например о зарплате, в свод не попадают вовсе — ни тема, ни суть: блок знает только их число, сами письма остаются в почте. Если решения не ждёт ни одно письмо, блок так и пишет — а если есть скрытые, просит проверить их в почте.

Реестр платежей — файл «Платежи на …» во вложении — так не прячется. Блок показывает его строками, по статьям ОДДС, и под каждой статьёй — сверку с бюджетом; строки, которые платятся в следующем месяце, сверяются с планом ОДДС на тот месяц. Прячутся только строки по сотрудникам — зарплата, подотчёт, фамилии сотрудников, частные лица: блок называет лишь их число, и в итог их суммы не входят. Если собственник уже отправлял реестр со своей колонкой «В оплату», под строкой видно, что он решил тогда, например «Вы 30.09 14:41: в оплату 25 000,00 ₽ из 40 000,00 ₽». А над строками блок пишет, сколько пущенных им в оплату строк в новом реестре уже нет: обычно так уходят оплаченные.

Свод целиком — здесь, на странице. В мессенджер продукт шлёт коротко: день, сколько писем в каждой части, сколько денег на счетах, разрыв, если он есть, и ссылку сюда. Свода нет — блок говорит прямо: «Свода нет: свод ещё не собран»; сегодняшний не собрался — покажет вчерашний и предупредит. «Свод не прочитался» — это сбой, а не «писем нет». В демо — выдуманный свод с пометкой об этом. Подключить свой ящик через «Настройки» пока нельзя, это делает разработчик — напишите ему.

«Команда» и пароль§

Оба экрана открываются со страницы «Настройки». «Команду» видят собственник и руководитель. Главный бухгалтер тоже, но распоряжается в ней только бухгалтерами: заводит их и меняет им доступ.

Рядом, в «Настройках», — список «Сотрудники». Он открыт всем, а не только тем, кто распоряжается людьми: имя, должность и номер телефона каждого сотрудника открытой фирмы. Почты в нём нет, тех, кому закрыли доступ, — тоже.

• Завести сотрудника: почта (она же логин), имя, роль и должность. Продукт пришлёт ему письмо со ссылкой, и пароль сотрудник задаст сам — вы его не увидите. Не ушло письмо — экран один раз покажет пароль, и передать его придётся вам. У тех, кто заведён раньше и ни разу не входил, в строке есть «отправить приглашение».
• Под «Изменить» — имя, должность и доступ. Имя одно на весь продукт: если сотрудник работает в нескольких фирмах, оно изменится во всех; должность — только в этой. Собственника отключить нельзя; себя — тоже: без доступа вы не попадёте и сюда, чтобы его вернуть.
• У каждого мессенджера сотрудника — свой переключатель.
• Телефон сотрудника стоит в его карточке, если номер внесён. Номер видят все сотрудники фирмы: здесь и в списке «Сотрудники» — это тот, что стоит в справочнике фирмы. Вносит его пока разработчик — напишите ему.
• Сменить роль — там же, под «Изменить»: список «Роль — что человеку можно» и своя кнопка «Сменить роль», отдельно от «Сохранить». Смена действует сразу. Собственника в списке нет: собственником делают при заведении, и эту роль не меняют. Своей роли в списке тоже нет — понизив себя, вы закрыли бы себе этот экран, и вернуть роль было бы некому. Главный бухгалтер выбирает только «бухгалтер»: он распоряжается бухгалтерами.
  Если у фирмы заведён список подразделений, рядом с ролью появляется поле «Подразделение» — но только когда выбран руководитель производства или руководитель склада: другим ролям оно ничего не открывает, поля у них не видно, и подразделение снимается. Сохраняет его та же кнопка. Подразделение открывает строки книги со своим кодом в «Подразделениях», а на экранах человек подписан кодом — «руководитель СБ».
• Убрать из фирмы — там же, под «Изменить», красной строкой. Из этой фирмы пропадёт сам сотрудник, его должность и настройки получения сообщений. Учётная запись и другие его фирмы останутся. Собственника и себя убрать нельзя.
• Отпуск или передача дел — не повод убирать. Снимите галочку «доступ разрешён», она там же, под «Изменить», и это обратимо. Уходит совсем — сперва снимите доступ, а потом убирайте: у того, кого нет в списке, галочки уже не будет.

«Смена пароля» — для себя: нынешний пароль и дважды новый. Забыли пароль — нажмите «Забыли пароль?» под формой входа: ссылка на новый придёт на ваш адрес. Подробнее — «Вход, пароль и доступы».

Кому что видно§

«Собственнику» — только собственнику. «Команда» и настройки фирмы — собственнику и руководителю; главному бухгалтеру «Команда» открыта только для его бухгалтеров. Список «Сотрудники» с номерами телефонов — всем сотрудникам фирмы.

«ОПиУ» — собственнику, руководителю и главному бухгалтеру. Остальным он не показывается: ни бухгалтеру, даже когда ему открыты деньги фирмы, ни руководителю отдела продаж, руководителю производства, руководителю склада и руководителю отдела закупок и логистики.

Разделы с деньгами фирмы — «Остатки», «Движение», «План-факт», «Поступления», «Закупки», «Подразделения» — видят собственник, руководитель и главный бухгалтер. Бухгалтер — только если это разрешено для фирмы; не разрешено — на месте цифр он увидит «Этот экран вам не показывается». Руководителю отдела продаж открыты только «Поступления»: денег фирмы он не видит. Руководителю отдела закупок и логистики — только «Закупки»: расходы его направления, без остатков, прибыли и чужих статей. Руководителю производства и руководителю склада — только «Подразделения», и в них строки своего подразделения: чужих строк, остатков и прибыли там нет.

«Нормы и цена» — собственнику и тем сотрудникам, кого он назвал поимённо. Даже руководителю фирмы раздел по должности не открывается: в нормах видна зарплата производства.

Каждый видит только свои фирмы. Фирмы, к которой вас не подключили, для вас не существует — она не показывается и не попадает в итоги.